Der bevollmächtigte Bezirksschornsteinfeger hat ein Kehrbuch zu führen (§§ 13, 19 SchfHwG), in dem Aufzeichnungen in Bezug zu den Feuerungsanlagen seines Bezirkes stehen.

Das Kehrbuch dient dazu festzustellen, ob der Eigentümer oder deren Beauftragter der Pflicht nachgekommen ist, die entsprechenden Schornsteinfegertätigkeiten fristgerecht zu veranlassen.

Des Weiteren dient es dem bevollmächtigten Bezirksschornsteinfeger dazu, seine Arbeiten und die festgestellten Mängel zu dokumentieren.

Gleichzeitig sind die Aufzeichnung für die Verwaltungsbehörde eine Erleichterung, um die Arbeiten des bevollmächtigten Bezirksschornsteinfegers zu kontrollieren. Zudem sind die Kehrbuchdaten erforderlich, wenn Emissionskataster im Sinne des § 46 des Bundes-Immissionsschutzgesetzes erstellt werden.

Die Erfassung der Daten (Umfang und Inhalt der Kehrbucheinträge) ist stark reglementiert und richtet sich nach strengen gesetzlichen Vorgaben.  Besonderes Augenmerk wird dabei auch auf den Schutz von personenbezogenen Daten gelegt um insbesondere zu verhindern, dass Persönlichkeitsrechte verletzt werden. So ist beispielsweise die Übermittlung von Kehrbuchdaten an öffentliche Stellen (im Regelfall Verwaltungsbehörden) nur soweit zulässig, wie dies konkret das Landesrecht zulässt. Ohne (konkrete) landesrechtliche Regelung dürfen also keinerlei Daten übermittelt werden.